Microsoft Access
Base de Datos
Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un
asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes,
una colección de música, la organización de libros, etc. Se utiliza el programa
Access, para administrar toda la información desde un único archivo de base de
datos. Dentro de este archivo, divida los datos separados en tablas. Vea,
agregue y actualice los datos en las tablas mediante formularios en línea;
busque y recupere solamente los datos que necesite mediante consultas; y
analice o imprima los datos mediante informes.
Tabla
Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema específico, como
clientes, productos, artículos, etc. Lo ideal es utilizar una tabla
independiente para cada tema, de esta manera se evita la duplicación de datos.
Las tablas organizan los datos en columnas (campos) y Filas (registros).
Como puede observar en el gráfico un campo sería Apellido un registro de
este campo sería Fuentes.
Consultas
Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas
maneras. El tipo de consulta más común es la consulta de selección. Una
consulta de selección recupera datos de una o más tablas usando los criterios
que especifique y, a continuación, los muestra en el orden deseado.
Formulario
Un formulario es una ventana en la cual se puede observar la
información, crear botones para buscar, imprimir, eliminar, etc. a cada uno de
estos botones se los denomina botones de control.
La mayor parte de la información de un formulario proviene de un origen
de registros, estos serían las tablas o las consultas de la base de
datos
Informe
Un informe es una manera
efectiva de presentar los datos por pantalla o impresora. Como tiene control
sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos de un informe. La mayor
parte de la información en un informe proviene de una tabla, consulta o
instrucción SQL, que es el origen de los datos del informe.
Bases de datos relacionales
Llamamos
base de datos relacional a una base de datos en la que cada registro de la base
de datos contiene información relacionada con un tema y sólo con ese tema.
Además,
los datos de dos clases de información (tales como clientes y pedidos) pueden
ser manipulados como una única entidad basada en los valores de los datos
relacionados.
Por
ejemplo, sería una redundancia almacenar el nombre y dirección de un cliente
cada vez que éste hiciese un pedido.
Para que
esto no ocurra, en una base de datos relacional, crearemos un campo que
almacenará el número de cliente en la hoja de pedidos, y con este número
podríamos enlazar la información que ya tenemos del cliente.
Con solo
un número con el que lo podamos identificar podemos tener toda la información
del cliente contenida en la hoja de pedido. Esto nos será realmente útil cuando
realicemos consultas o informes.
En un
sistema relacional, se tratan todos los datos en tablas.
La
pantalla de trabajo de Access
Barra de título de la aplicación
La barra
de título solo contiene el nombre de la aplicación. La barra de títulos
contiene también los botones necesarios para el manejo de ventana
(botones maximizar, minimizar y cerrar)
La barra de menú
Contiene
las opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenúes, en las que se
encuentran todas las funciones y comandos necesarios.
La barra de herramientas
Se trata
de una cinta o banda que contiene distintos íconos que permiten ejecutar
directamente los comandos y funciones más usuales.
El área de trabajo de Access
Es el
sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Pasos
para crear una base de datos:
2. Aparece la siguiente ventana:
3. Debemos hacer clic en base de datos en blanco.
4. Aparece la siguiente opción en la
cual debemos hacer clic en la carpeta amarilla de parte derecha.
5.Una vez
que hicimos clic en la carpeta aparecerá la siguiente opción:
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